Keutuhan Informasi adalah Tujuan dari Pemerberkasan Arsip

Judul Buku   : Filing System: Panduan Praktis Penataan Berkas

Penulis          : Drs. Burhanudin DR, Waluyo, S.S., M.Hum, Titi Susanti, MAP.

Penyunting   : Wahjudi Djaja, S.S

Penerbit         : Gambang Buku Budaya, Yogyakarta

Cetakan         : Pertama, Februari 2015                :

Tebal              : x+101 hlm. 14 x 20 cm

ISBN               : 978-602-72157-1-9

Kegiatan pengelolaan arsip memang lekat dengan apa itu yang disebut pemberkasan (Filing).  Arsip yang memberkas menjamin adanya  keutuhan  informasi yang terkandung didalamnya. Keutuhan informasi merupakan asas dalam penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang tertuang dalam pasal 4 (empat) Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Disamping keutuhan informasinya, asal usul informasi (principle of provenace), maupun aturan asli (principle original order) dalam pengelolaan arsip merupakan unsur unsur yang membuat arsip mempunyai tingkat keautentikan dan keterpercayaan tinggi. 

 Walaupun nilai keutuhan dan kelengkapan informasi dalam pemberkasan arsip  begitu krusial  akan tetapi buku referensi yang membahas tentang  tentang penataan arsip maupun pemberkasan itu sangat jarang ditemukan di negara kita. Kebanyakan yang ada adalah manual yang diterbitkan dalam bentuk peraturan  di lembaga publik/pemerintah sedangkan bacaan yang khusus untuk konsumsi   khalayak umum masih kurang. Kehadiran buku Filing System Panduan Praktis penataan berkas seolah menjadi angin  segar bagi para praktisi kearsipan di Indonesia.

Buku yang ditulis oleh tiga dosen Program Diploma sekolah Vokasi UGM yaitu; Drs. Burhanudidin DR, Waluyo, S.S., M.Hum, dan Titi Susanti, MAP, menyajikan isi yang berbeda dengan buku sejenis yang pernah ada. Buku buku terdahulu, salah satunya buku Manajemen Kearsipan karangan Drs Zulkifli Amsyah, MLS.   Di dalam Manajemen Kearsipan, Drs Zulkifli Amsyah, banyak  mengupas  bagaimana menata sebuah item arsip/lembar surat bukan arsip sebagai berkas atau file. Tentunya dua istilah item arsip/lembar surat dan file/berkas berbeda dalam hal kelengkapan informasinya; Item adalah satuan terkecil arsip yang tidak bisa dipecah lagi informasinya sedangkan file atau berkas adalah satu unit arsip yang disusun berdasarkan kesamaan kegiatan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.

Sebelum menentukan sistim pemberkasan yang akan digunakan setiap organisasi hendaknya melihat besar kecilnya  rentang  tugas dan fungsi organisasi serta volume arsip yang tercipta. Dengan memahami tupoksi organisasi maka arsip yang tercipta nantinya akan terkumpul sesuai dengan masalah dan kegiatan yang ditanganinya.  

Dalam pelaksanaan sistim pemberkasan (filing system) perlu dipelajari bentuk bentuk berkas karena hal ini mempengaruhi prinsip manajemen arsip aktif yaitu kecepatan, ketepatan dan kelengkapan.  Tentunya dua unsur yang pertama yaitu kecepatan dan ketepatan bisa dicapai  pada saat proses  penemuan kembali informasi apabila arsip tertata secara  per item namun kelengkapan informasinya kurang karena arsip tersebut tidak memberkas dalam sebuah kesatuan informasi yang utuh (hal. 8).

Ada beberapa bentuk berkas yang diuraikan dalam buku ini;

1.    Berkas berdasarkan kesamaan kegiatan

Berkas ini berisi item arsip/surat yang berkaitan dengan kegiatan yang sama misalnya,  berkas kegiatan Ulang tahun Kemerdekaan Republik Indonesia maka surat surat yang berhubungan dengan Ulang Tahun Kemerdekaan akan dikumpulkan dalam satu berkas dengan indeks yang sama yaitu HUT RI.

2.    Berkas berdasarkan kesamaan subyek atau perihal

Berkas ini akan berisi surat surat dengan pokok masalah yang sama misalnya berkas pelatihan maka berkas tersebut akan terdiri dari pelatihan computer, pelatihan keuangan dan pelatihan lainnya.

3.    Berkas berdasarkan kesamaan jenis

Sedangkan untuk berkas dengan tipe sejenis ini biasanya berisi arsip yang berupa produk hokum yaitu peraturan dan perundangan. Berkas ini akan terkelompok dalam tiap tiap jenis produk hokum misalnya Undang-undang, peraturan, edaran dan sebagainya dan akan tersusun dalam tahun yang sama.

4.    Berkas perorangan

Berkas perorangan ini biasanya akan dikelompokkan sesuai dengan nama seseorang dan akan berisi kronologi orang yang bersangkutan apakah ia sebagai pegawai, mahasiswa, atau pasien dll dalam kaitanya dengan tupoksi organisasi yang melibatkan namanya.

Keunggulan yang terkandung dalam buku ini  adalah adanya langkah langkah praktik di setiap akhir Bab. Dengan cara penyajian yang demikian,  memungkinkan pembaca buku untuk mencoba mempraktekkannya setiap selesai pembahasan karena langkah praktiknya pun sudah disajikan secara berurutan sehingga pembaca tinggal mengikuti prosedur yang diberikan.

Kalaupun ada yang kurang dari penyajian buku ini adalah tidak adanya daftar istilah  kearsipan. Keberadaan daftar istilah kearsipan ini diharapkan akan mempermudah pembaca terutama pembaca yang tidak berlatarbelakang pendidikan kearsipan. 

Selain itu ada beberapa istilah penting yang berkaitan dengan pemberkasan yaitu item, file, series, dan fond yang perlu diberikan contoh lebih konkret namun dalam penyajiannya  hanya diberikan definisi secara singkat.

Karena pembahasan dari buku ini lebih menitik beratkan pada arsip dinamis maka istilah  series dan fond pun tidak ada uraiannya yang lebih detail karena kedua istilah tersebut banyak berisinggungan dengan manajemen pengelolaan arsip statis yaitu arsip yang bernilai guna  informasional dan kesejarahan .